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20.04.15 11:47 Alter: 5 Jahre
Kategorie: Produkt-News, Administratoren, KMU, Security, Verschlüsselung, Top-News
Von: Arno Kral

Papierlose Sitzungen

Diligent Boardbooks, eine ausgefeilte Software-Lösung für eine effiziente und arbeitsteilige Gremienkommunikation, ist endlich in Deutsch verfügbar. Sie verspricht völlig papierlose Vorstands- respektive Aufsichtsrats-Sitzungen. Was nach Quadratur des Kreises klingt, ist in Software kondensierte Erfahrung.


Diligent Boardbooks: Kommentieren auf dem iPad.

Diligent Boardbooks: Kommentieren auf dem iPad.

Diligent Boardbooks: Verfügbar auf Surface- und Apple-Tablets.

Diligent Boardbooks: Verfügbar auf Surface- und Apple-Tablets.

Diligent Boardbooks: Klaus Lindinger ist Sales und Business Development Director für Deutschland.

Diligent Boardbooks: Klaus Lindinger ist Sales und Business Development Director für Deutschland.

Diligent Boardbooks: Firmenlogo

Diligent Boardbooks: Firmenlogo

München – Seit es (Personal) Computer gibt, ist vom papierlosen Büro die Rede. Doch mit steigender Leistung und Anzahl von Computern und Druckern ist auch der Papierausstoß kontinuierlich gestiegen, sei es von Privatpersonen oder von Unternehmen. Denn es ist heute nun einmal beliebig einfach, bei etwaigen Fehlern neue Versionen zu drucken, statt vorher besser auf Präzision zu achten. Hinzu kommt, dass sich mit der zunehmenden Vernetzung die Kommunikation via Email zum Schneeballsystem auswachsen kann, wenn Jeder und Jede auf jedweden Veränderungs- oder Verbesserungsvorschlag antwortet und keine Instanz mehr für Ordnung sorgt.

Was im privaten Umfeld – von Ärger und Kosten abgesehen – noch tolerabel erscheinen mag, ist andernorts untragbar. Keine Organisation, weder Firma, noch Verein, kommt ohne regelmäßige Versammlungen aus. Und jede Versammlung hat das Ziel, in möglichst kurzer Zeit zu möglichst guten Beschlüssen zu kommen. Je präziser die Vorbereitung, je akribischer das Bereitstellen entscheidungsrelevanter Unterlagen, je breiter im Vorfeld die Zustimmung zu Änderungsanträgen, desto einfacher dann die Abstimmung. Doch dann kommt auf dem Weg zum Veranstaltungsort noch eine Email, der zur Folge ein Tagesordnungspunkt unbedingt noch zu ändern ist, und macht das schöne Konvolut zur Makulatur.

Daher unterhalten Großunternehmen ein Heer von Zuarbeiterinnen und Zuarbeitern, die monatelang auf die große Aktionärsversammlung hinarbeiten und zwischendrin immer wieder Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen planen, durchführen und dokumentieren. Und was tausendfach im Großen gilt, findet sich hunderttausendfach ebenso im Kleinen: Ein Verein ist nur dann ein Verein, wenn sein gewählter Vorstand genau den Aufgaben gerecht wird, mit denen sich auch Vorstandsvorsitzende von Unternehmen herumplagen müssen: Planen, Vorbereiten, Einladen, Abstimmen, Wählen, Dokumentieren, Informieren.

Versuche, dieser Komplexität im (gesetzgeberisch) geregelten Zusammenleben natürlicher und juristischer Personen mit elektronischen Mitteln beizukommen, gibt es zuhauf. Eine der zielführendsten Lösungen für das Sitzungsproblem ist indes Diligent Boardbooks der an der Neuseeländischen Börse notierten Firma Diligent Board Member Services. Deren Geschäftsführer für Europa, den nahen Osten und Afrika, Charlie Horrell, weiß, dass sich die papierlose Vorstands- oder Aufsichtsratssitzung nur "mit einer sorgfältigen Planung und einem nutzerorientierten Ansatz in die Realität umsetzen" lässt. Seine Firma vertreibt, seit dem 10. Februar 2015 endlich auch in deutscher Sprache, ein Board Portal – also ein Software-Produkt, das den Weg zu papierlosen Sitzungen ebnen kann.

Papierlose Gremienkommunikation
Weil jeder Vorstands-, Aufsichtsrats- oder Ausschusssitzung außerordentlich viele Informationen zusammengestellt und an die Mitglieder zu verteilen sind, haben schon viele Vorstände und Aufsichtsräte versucht, für diese Sitzungen die "Papierlosigkeit" einzuführen.

Diligent Boardbooks folgt für die papierlose Gremienkommunikation einem umfassenden Container-Ansatz: Eine online erreichbare Datenbank erfasst sämtliche relevanten Informationen und stellt sie strukturiert den Mitgliedern bereit. Dazu werden sämtliche Papiervorlagen gescannt, alle elektronischen Dokumenten (gleich welcher Provenienz) konvertiert, strukturiert und zusammen in der Datenbank abgelegt. Strukturiert bedeutet, dass der Zugriff auf die Informationen Regeln folgt, welche die Rechtslage und die Unternehmenskommunikation vorgeben: Was dürfen alle sehen, was nur der Finanz-, was nur der Personalvorstand – und wann.

Diese Dokumenten-Datenbank speichert ein dedizierter Server (gehostet in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, für den das Bundesdatenschutzgesetz gilt) und stellt Informationen daraus den Anwendern angepasst an deren elektronische Endgeräte (Tablets, PC) zur Verfügung. Ein Online-Zugriff ist jedoch nur für den Download auf das Endgerät des jeweiligen Sitzungsmitglieds erforderlich, wobei selektiv nur die für dieses Sitzungsmitglied relevanten Informationen übertragen werden. Niemand bekommt alles. Das spart Bandbreite, Kosten und Zeit. Anschließend kann der Anwender sogar offline auf seine Sitzungsunterlagen zugreifen, kann sie kommentieren und mit Anmerkungen versehen.

Diligent Boardbooks unterscheidet zwei Benutzergruppen: diejenigen Personen, die Sitzungen vorbereiten und diejenigen, die deren Unterlagen nutzen. Entsprechend gibt es jeweils unterschiedliche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte. Zugriffe auf Dokumente können gleichzeitig erfolgen, denn Diligent Boardbooks ist multisessionfähig. Das bedeutet insbesondere, dass die Arbeit an Dokumenten in verschiedenen Bereichen delegierbar ist. Grundsätzlich erfolgt das Finalisieren von Dokumenten auf Bereichsebene. Dem voraus gehen das automatische Verschlüsseln (End-to-End) und die Vergabe von Rechten, die für die Bereiche

  • Editieren
  • Kommentieren
  • Versenden
  • Drucken

separat regelbar sind. Da der gesamte Vorbereitungsprozess für die Vorstände im Verborgenen abläuft, erhalten sie nur dann einen temporären Zugriff auf einzelne Dokumente, wenn die mit der Vorbereitung betrauten Personen beispielsweise vorab eine Abstimmung unter den Vorständen benötigen. Dafür legt Dirigent Boardbooks über diese Dokumente ein Overlay und bringt sie bei Bedarf in ein Voting-Modul zur Abstimmung unter den Stimmberechtigten, wobei – praktisch – das Abstimmungsergebnis zusammen mit dem Dokument glich mit archiviert wird. Sind sämtliche vorbereitenden Schritte erledigt, landen alle Dokumente in der "Sitzungsmappe", die dann für die Vorstände sichtbar geschaltet wird.

Diese Sitzungsmappe enthält alle relevanten Dokumente, von der Agenda über die Tagesordnungspunkte und die Beschlussvorlagen, und sie zeigt darüber hinaus auch die jeweils letzten Updates. Sie kann Anmerkungen entgegen nehmen und selektiv für die jeweils Berechtigten anzeigen. Anmerkungen können, insbesondere mit Apple-Geräten, dank integrierter Diktierfunktion auch in Form von Sprachnotizen erfolgen. Die Software kann anschließend entweder das gesamte Dokument mit den Kommentaren oder nur kommentierte Einzelseiten per Email versenden, wodurch Dritte diese Kommentare oder Notizen im Hintergrund einpflegen können.

Ferner stellt Diligent Boardbooks sitzungsrelevante Hintergrundmaterialien aus Firmenarchiven in reduziertem Datenumfang bereit. Eine Funktion, die Sitzungsorganisatoren besonders begrüßen werden: Diligent Boardbooks bietet sowohl Fragebögen als auch eine Abstimmungsfunktion mit hinterlegten Hotlinks, über die sich beispielsweise die Agenda interaktiv ändern lässt.

Voraussetzungen für den Einsatz in Unternehmen
Diligent Boardbooks steht seit Jahren als Version für das iPad von Apple zur Verfügung, seit dem 22. Mai 2014 auch für Anwender, die das Betriebssystem Windows 8.1 einsetzen, einschließlich aller Versionen des für das Microsoft Surface. Die wesentlichste Voraussetzung für den Einsatz im Unternehmen sind Diligents ununterbrochen erreichbare Service-Mitarbeiter "Das ist essenziell, wenn beispielsweise ein Vorstandsmitglied sein Passwort vergessen hat, im Taxi zum Meeting sitzt, und die letzten Updaten gerade reinkommen", erläutert Klaus Lindinger, Sales und Business Development Director für Deutschland, mit leicht ironischem Unterton in der Stimme: Dann sei ein "Call-Center für Prügelknaben" unverzichtbar.

Datensicherheit
Diligent Boardbooks ist nach ISO 27001 zertifiziert, was für den Umgang mit sensiblen Unternehmens-, Kunden- und Personaldaten unverzichtbar ist. Eine BSI-Zertifizierung liegt zwar nicht vor, sei jedoch laut Klaus Lindinger durchaus in Betracht zu ziehen, weil ihr insbesondere kleine Unternehmen Bedutung beimessen würden.

Sämtliche Dokumente sind sowohl auf dem Server als auch auf den Clients immer mit AES256 verschlüsselt. Zusätzlich wird die Kommunikation zwischen dem Anwender und dem Diligent-Server immer mit AES128 und immer auf Seitenbasis verschlüsselt. Dem in Frankfurt gehostete Dilgent-Server steht ein Desaster-Recovery-Server in Düsseldorf zur Seite.

Preise
Diligent Boardbooks kostet pro User und Jahr ca. 800 Euro. Hinzu kommen Fixkosten bei der Einführung abhängig von der Zahl der Anwender. Die durchschnittliche Zahl der Anwender gibt Diligent mit 20 an. Im Preis enthalten ist ein echter 24/7/365-Support mit eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Diligent in englischer Sprache. Zu bestimmten Zeiten verfügbar sind Hotlines auch in Deutsch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Polnisch sowie in ausgewählten Dialekten aus Indien und Sri Lanka.


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